Confidentialité

Introduction

Au Conseil pour l’articulation et le transfert - Ontario (CATON), nous nous engageons à protéger la confidentialité de nos clients, des intervenants et des membres du public en contact avec nous. Notre objectif consiste à respecter les normes sur la vie privée de l’Association canadienne de normalisation : Principes de protection des renseignements personnels, comme suit :
 
  • Responsabilité : Une organisation est responsable des renseignements personnels sous son contrôle et doit désigner une ou plusieurs personnes responsables de la conformité de l’organisation aux principes de confidentialité.
  • Identification des fins : Une organisation doit cerner les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont collectés au moment de la collecte ou avant celle-ci.
  • Consentement : La pleine connaissance et le consentement de la personne sont nécessaires pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels, sauf lorsque ce consentement est inapproprié.
  • Limite de collecte : La collecte des renseignements personnels se limite à ce qui est nécessaire aux fins identifiées par l’organisation. L’information doit être collectée de manière juste et légitime.
  • Limite d’utilisation, de divulgation et de rétention : Les renseignements personnels ne peuvent être ni utilisés ni divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été collectés, sauf avec le consentement de la personne ou si la loi l’exige. Les renseignements personnels doivent être conservés pour aussi longtemps que nécessaire en vue de parvenir à ces fins.
  • Exactitude : Les renseignements personnels doivent être exacts, complets et à jour dans la mesure nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont utilisés.
  • Garanties : Les renseignements personnels doivent être protégés par des garanties de sécurité appropriées selon la sensibilité de l’information.
  • Transparence : Une organisation doit rendre facilement accessible au public l’information spécifique relative à ses politiques et à ses pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.
  • Accès individuel : Une personne doit être informée, sur demande, de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et elle doit bénéficier d’un accès à cette information. Une personne doit être en mesure de vérifier l’exactitude et le caractère complet de l’information et de la faire modifier, au besoin.
  • Vérification de conformité : Une personne doit être en mesure de faire vérifier la conformité aux principes susmentionnés à la personne ou aux personnes désignées responsables de la conformité de l’organisation.
 
ONTransfert.ca est un site Web géré par le CATON qui collecte certains renseignements personnels auprès des étudiants, des étudiants potentiels et des autres visiteurs afin de l’aider à mieux comprendre les occasions de mobilité étudiante en Ontario. La présente politique de confidentialité s’applique à tous les aspects de ONTransfert.ca.
 
Au CATON, nous avons mis en place des règles au sein de l’organisation pour veiller à ce que les renseignements personnels demeurent en sécurité, confidentiels et exacts.
 
Les renseignements personnels renvoient à toute information qui permettrait d’identifier une personne, par exemple : nom et adresse, numéro de téléphone et adresse courriel, renseignements financiers ou bancaires, renseignements concernant les études ou les emplois antérieurs. Les renseignements personnels ne comprennent pas l’information qui a été anonymisée, regroupée ou combinée avec d’autres détails de manière à ce qu’il soit impossible d’identifier une personne.
 
Vous trouverez ci-dessous d’autres détails concernant la façon dont nous protégeons votre confidentialité. Nous avons créé notre politique de confidentialité en nous basant sur les normes de confidentialité de la CSA, ainsi que sur les règles de confidentialité qui se trouvent dans la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée de l’Ontario.
 
Pour toute question concernant la façon dont nous protégeons les renseignements personnels au CATON, ou pour toute question ou tout commentaire relatif à la façon dont vos renseignements personnels sont collectés, utilisés ou partagés, veuillez prendre contact avec l’agent de la protection de la vie privée du CATON :
 
  • par téléphone au 416 640-6951,
  • par télécopieur au 416 640-6959, 
  • par courriel à privacyofficer@oncat.ca
  • ou par écrit au Conseil pour l’articulation et le transfert - Ontario, 180 Dundas Street W., Suite 1902, Toronto (Ontario) M5G 1Z8
 
Contenu
 
La présente politique de confidentialité décrit comment le CATON protège vos renseignements personnels. La politique décrit pourquoi le CATON collecte certaines sortes de renseignements personnels, et comment cette information est utilisée et protégée. Elle décrit également vos droits d’accès à vos propres renseignements et vos droits de correction.
 
Dans la présente politique de confidentialité, « CATON », « nous », « notre » et « nos » renvoient au Conseil pour l’articulation et le transfert - Ontario. « Client », « intervenant », « fournisseur », « vous », « votre » et « vos » renvoient à toute personne qui fournit des renseignements personnels à des fins spécifiques.
 
Cependant, la présente politique de confidentialité ne s’applique pas à l’information relative aux entreprises ou aux établissements postsecondaires qui font des affaires à titre d’entreprises, de partenariats ou de toute autre forme d’association. Toutefois, le CATON protège la confidentialité de cette information conformément à la loi, aux codes de conduite des établissements, aux ententes contractuelles et à nos propres politiques.
 
En concluant une entente avec nous, en utilisant notre site Web ou en nous fournissant autrement des renseignements personnels, vous acceptez les pratiques décrites dans la présente politique de confidentialité, telles qu’elles existent actuellement. Puisque nous avons le droit de modifier à l’occasion les modalités de la présente politique de confidentialité, nous vous recommandons de la consulter de temps à autre.
 
Responsabilité
 
Au CATON, le directeur exécutif a l’ultime responsabilité de protéger la confidentialité de nos intervenants et de nos clients. Il délègue les responsabilités quotidiennes à l’agente de la protection de la vie privée du CATON. Cependant, tous les employés doivent se conformer aux règles relatives à la vie privée de l’organisation.
 
L’agente de la protection de la vie privée est la personne qui s’assure que les règles relatives à la vie privée sont respectées dans toute l’organisation. Elle est responsable d’assurer l’exactitude et la mise à jour des règles relatives à la vie privée du CATON. Elle est également la personne responsable de recevoir les plaintes ou requêtes concernant la vie privée au CATON. Pour toute question ou préoccupation, veuillez prendre contact avec elle par courriel au privacyofficer@oncat.ca ou par téléphone au 416 640-6951.
 
Le CATON est responsable de protéger les renseignements personnels qu’il détient relativement à ses clients et à ses intervenants, ou qu’il peut divulguer à des tiers (c.-à-d., à des fournisseurs de services, à des établissements postsecondaires) pour diverses raisons. Le CATON a conclu plusieurs contrats et ententes avec des tiers. Ces contrats font en sorte que les tiers doivent assurer le même niveau de protection de la vie privée que le CATON.
 
Le CATON a formé tout son personnel afin qu’il comprenne les règles relatives à la vie privée et ses obligations en matière de protection des renseignements personnels. Des politiques et des procédures sont également en place au sein de l’organisation pour s’assurer que le CATON se conforme aux règles relatives à la vie privée indiquées ici.
 
Identification des fins
 
Au moment de demander des renseignements personnels, nous vous expliquerons la raison de cette demande : pourquoi nous collectons les renseignements personnels et ce que nous en ferons. Nous le ferons quand nous vous demanderons l’information.
 
Par la suite, si nous devons utiliser vos renseignements personnels pour quelque raison que ce soit, nous vous expliquerons la nouvelle utilisation et nous demanderons votre consentement avant de les utiliser. Vous pouvez refuser d’accorder au CATON votre permission d’utiliser les renseignements personnels à cette nouvelle fin, sauf si celle-ci est exigée par la loi. Toutefois, si vous refusez, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir certains services.
 
En règle générale, nous utilisons vos renseignements personnels pour les raisons suivantes :
 
  • pour prendre contact avec vous, pour répondre à vos questions ou pour vous fournir de l’information concernant ONTransfert ou les programmes et services du CATON;
  • pour établir une relation bancaire si vous fournissez des services au CATON;
  • pour répondre à votre demande d’emploi;
  • pour vous demander de participer à des sondages ou à des recherches.
 
Si un employé du CATON vous demande des renseignements personnels, celui-ci doit être en mesure de vous expliquer comment l’information sera utilisée. Dans certains cas, les questions relatives à la vie privée peuvent être transférées à l’agente de la protection de la vie privée, qui pourra vous fournir des renseignements supplémentaires et répondre à vos questions.
 
Consentement
 
Le CATON demandera votre consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels au moment où nous les collecterons. Dans la plupart des cas, votre consentement sera exprès. Par exemple, quand vous remplissez un profil et que vous créez un compte au ONTransfert.ca, vous fournissez un consentement exprès pour que la CATON utilise vos renseignements personnels afin de vous fournir de l’information relative aux transferts postsecondaires en Ontario.
 
Il n’existe que quelques circonstances exceptionnelles lors desquelles le CATON peut collecter, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels sans que vous ne le sachiez ou sans votre consentement. Ces circonstances sont permises ou exigées par la loi.
 
Vous pouvez refuser ou retirer en tout temps votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels. Toutefois, le CATON peut exiger que vous fournissiez un avis de votre intention, ou peut vous indiquer que votre refus ou votre retrait de consentement n’est pas possible pour certaines raisons. Vous devez savoir que votre refus à consentir, ou votre retrait de consentement, peut signifier que le CATON ne sera pas en mesure de vous fournir certains services. Nous vous expliquerons les conséquences de votre retrait ou de votre refus de fournir votre consentement.
 
Limite de collecte
 
Le CATON ne demandera pas plus de renseignements personnels qu’il n’en a besoin pour la ou les raisons exprimées.
 
Voici les types de renseignements que nous pourrions demander :
 
  • votre nom et votre adresse courriel;
  • votre curriculum vitæ et d’autres renseignements relatifs à vos expériences de travail si vous postulez un poste chez nous;
  • des renseignements sur les études par rapport aux cours postsecondaires, diplômes et grades que vous avez achevés;
  • des renseignements bancaires pour les paiements électroniques (c.-à-d., le nom et l’adresse de la banque, le type et le numéro du compte à votre nom);
  • des renseignements supplémentaires relatifs à une communication que vous nous avez transmise par la poste, par courriel ou par téléphone.
 
Limite d’utilisation, de divulgation et de rétention
 
Le CATON n’utilisera pas vos renseignements personnels, sauf aux fins fournies quand nous les avons collectés la première fois auprès de vous. Nous ne divulguerons pas les renseignements personnels sans votre consentement écrit, sauf si une telle divulgation est raisonnablement prévue.
 
Le CATON conservera vos renseignements personnels pour aussi longtemps que nécessaire seulement aux fins prévues au moment de la collecte initiale et pour se conformer aux obligations légales et contractuelles. Nous n’échangerons, ni de louerons, ni de vendrons vos renseignements personnels à quiconque pour quelque raison que ce soit.
 
Le CATON protégera vos renseignements personnels tant qu’il les aura en sa possession. Nous appliquerons nos politiques et échéanciers de rétention des dossiers à vos renseignements personnels. Quand nous n’aurons plus besoin de vos renseignements, nous les détruirons de manière sécuritaire afin qu’ils ne puissent pas être rassemblés et utilisés par d’autres personnes.
 
Les seuls employés du CATON qui consulteront vos renseignements personnels sont ceux dont les postes nécessitent qu’ils aient accès à vos renseignements.
 
Exactitude
 
Le CATON met tout en œuvre pour garder vos renseignements personnels aussi exacts et à jour que possible. Si vous croyez que nous pourrions utiliser des renseignements personnels vous concernant qui sont obsolètes ou inexacts, vous pouvez demander à voir l’information dans nos dossiers et demander des corrections, le cas échéant. D’autres détails concernant ce processus sont fournis dans la section Accès individuel ci-dessous.
 
Garanties
 
Quand nous disposons de vos renseignements personnels, nous prenons soin de les protéger afin d’éviter une perte, un vol ou tout accès non autorisé. Cela signifie que nous avons mis en place des règles afin de nous assurer que vos renseignements ne sont pas copiés ou modifiés de quelque façon que ce soit, ou utilisés ou divulgués d’une façon non conforme au consentement que vous nous avez fourni.
 
La façon dont nous protégeons vos renseignements personnels dépend du format de l’information que nous possédons. Les fichiers papier sont conservés dans des classeurs verrouillés et ils ne sont accessibles qu’aux employés qui ont besoin de l’information pour effectuer leur travail.
 
Les fichiers électroniques sont protégés par des pare-feu et des mots de passe. Tous les employés du CATON et les fournisseurs de services tiers connaissent leur responsabilité quant à la protection des renseignements personnels. 
 
Transparence
 
Le CATON a mis en place des politiques et procédures pour protéger les renseignements personnels qu’il possède concernant ses clients et intervenants. Si vous avez des questions relatives à la façon dont vos renseignements personnels sont protégés, si vous voulez corriger ou mettre à jour vos renseignements ou si vous voulez consulter l’information que nous avons dans nos dossiers à votre sujet, veuillez prendre contact avec l’agente de protection de la vie privée du CATON.
 
Accès individuel
 
Toute personne peut demander à voir ses renseignements personnels et demander une correction si l’information est inexacte ou obsolète. Il est possible qu’il existe certaines situations où le CATON ne sera pas en mesure de fournir l’accès à tous les renseignements personnels qu’il possède au sujet d’une personne. Ces exceptions sont limitées et spécifiques. Elles comprennent des situations où les renseignements personnels de la personne contiennent des références à d’autres personnes, où l’information a été fournie à titre confidentiel, ou lorsqu’il s’agit d’information ne pouvant pas être divulguée pour des motifs juridiques ou des raisons de sécurité ou de propriété commerciale.
 
Quand vous formulez une demande pour consulter vos propres renseignements, le CATON vous demande de fournir de l’information pouvant vous identifier afin de pouvoir confirmer votre identité. Nous le faisons pour confirmer votre droit d’accès à vos propres renseignements. Nous n’utilisons vos renseignements permettant de vous identifier pour aucune autre fin.
 
Si une correction ou une modification est nécessaire, nous apporterons la modification aussi rapidement que possible. S’il existe une divergence d’opinions quant à la nécessité d’une telle correction, une mention de désaccord sera jointe à votre dossier. Dans tous les cas, le CATON transmettra la correction ou la mention de désaccord à tout tiers ayant utilisé les renseignements personnels par le passé.
 
Vérification de conformité
 
Toute personne qui souhaite remettre en cause la conformité du CATON aux principes de confidentialité expliqués sur le présent site Web peut le faire en prenant contact avec l’agente de protection de la vie privée du CATON.
 
  • par téléphone au 416 640-6951;
  • par télécopieur au 416 640-6959;
  • par courriel à privacyofficer@oncat.ca;
  • ou par écrit au Conseil pour l’articulation et le transfert - Ontario, 180 Dundas Street W., Suite 1902, Toronto (Ontario) M5G 1Z8